[엑셀 꿀팁] 엑셀의 매크로를 사용하여 업무 효율 올리고, 일 잘하는데, 칼퇴하는 직장인이 되어 보자

엑셀은 직장인이라면 반드시 사용하게 되는 프로그램인데, 셀에 노랑색 채우기를 한다거나, 글자색을 빨강색으로 바꾸기 등 자주 쓰지만 단축키가 없어 마우스를 움직여야만 실행되는 기능이 많이 있습니다. 이러한 반복 작업을 단축키로 만들어 놓으면 업무 효율성을 크게 높일 수 있습니다. 지금부터 엑셀이 만들어주지 않은 단축키를 사용자가 만들어서 편하게 적용하는 방법을 설명 해 드리겠습니다. 

매크로란?

엑셀 매크로는 Microsoft Excel에서 반복적인 작업을 자동화하기 위한 프로그래밍 도구입니다. 사용자가 수행하는 일련의 작업을 기록하거나 VBA(Visual Basic for Applications ) 코드로 작성하여 버튼 클릭이나 단축키로 실행할 수 있게 해줍니다. 매크로를 사용하면 시간을 절약하고, 오류를 줄이며, 복잡한 작업을 간소화할 수 있어 업무 효율성을 크게 향상시킬 수 있습니다.

 

매크로 작성을 위한 준비

엑셀에서 매크로를 만들기 위한 기본 설정 방법은 다음과 같습니다:

• 개발 도구 탭 활성화: 파일 > 옵션 > 리본 사용자 지정으로 이동하여 '개발 도구' 체크박스를 선택합니다.

 

• 매크로 기록 준비: 개발 도구 탭 > 매크로 기록 버튼을 클릭하여 새 매크로를 만들 수 있습니다.

 

이러한 기본 설정을 완료하면 엑셀에서 매크로를 생성하고 사용할 준비가 됩니다.

 

엑셀 매크로 사용예

엑셀 매크로를 사용할 수 있는 범위는 사용자가 구현하는 방법에 따라 매우 다양하게 적용될 수 있씁니다.

1. 보고서 자동 생성: 원본 데이터에서 필요한 정보를 추출하여 정해진 형식의 보고서를 자동으로 생성하는 매크로를 사용할 수 있습니다.
2. 데이터 입력 자동화: 반복적인 데이터 입력 작업을 매크로로 자동화하여 시간을 절약하고 입력 오류를 줄일 수 있습니다.
3. 조건부 서식 적용: 복잡한 조건에 따라 셀의 색상, 폰트, 테두리 등을 자동으로 변경하는 매크로를 만들어 사용할 수 있습니다.
4. 데이터 분석 및 차트 생성: 대량의 데이터를 분석하고 그 결과를 바탕으로 차트를 자동으로 생성하는 매크로를 활용할 수 있습니다.

 

엑셀 매크로의 단점

하지만 이렇게 유용하게 사용할 수 있는 매크로를 일반적으로는 하나의 엑셀 파일에만 저장하여 사용하므로 다른 엑셀 시트에서는 사용을 못하는 경우가 대부분입니다.

일반적으로 사용하는 매크로를 사용자 PC 내에 저장하여 모든 엑셀 파일에서 동일하게 사용하는 방법을 소개해 드립니다.

 

엑셀 매크로는 개인용 매크로 통합 문서(Personal Macro Workbook)에 저장하기

개인용 매크로 통합 문서(Personal Macro Workbook)는 엑셀에서 사용자가 만든 매크로를 저장하고 관리하는 특별한 워크북입니다. 이 워크북의 주요 특징과 장점은 다음과 같습니다:

• 전역적 접근성: 이 워크북에 저장된 매크로는 모든 엑셀 파일에서 사용할 수 있습니다.
• 자동 로드: 엑셀을 실행할 때마다 자동으로 로드되어 항상 사용 가능한 상태를 유지합니다.
• 중앙 집중식 관리: 모든 매크로를 한 곳에서 관리할 수 있어 효율적입니다.
• 이식성: 다른 컴퓨터로 쉽게 이동하거나 백업할 수 있습니다.

개인용 매크로 통합 문서는 일반적으로 'PERSONAL.XLSB'라는 이름으로 저장되며, 사용자의 컴퓨터에 숨겨진 위치에 저장됩니다. 이를 통해 사용자는 자주 사용하는 매크로를 효율적으로 관리하고 활용할 수 있습니다.

• 개인용 매크로 통합 문서(Personal Macro Workbook) 설정
  1. 엑셀을 열고 매크로를 작성하고 싶은 파일을 엽니다.
  2. 개발 도구 탭에서 매크로 기록을 클릭합니다.
     

     

  3. "매크로 저장 위치" 옵션에서 개인용 매크로 통합 문서를 선택합니다.
     

     

  4. 원하는 매크로를 기록하거나, 직접 코드를 작성한 후 기록 중지를 클릭합니다.
   
• 매크로 관리
  • 이 과정을 거치면, 매크로는 엑셀의 개인용 매크로 통합 문서에 저장됩니다.
  • 엑셀을 다시 열면, 자동으로 로드되므로 다른 파일에서도 동일한 매크로를 사용할 수 있게 됩니다.
  • 개발 도구 → Visual Basic에서 개인용 매크로 통합 문서에 저장된 매크로를 편집할 수 있습니다.
• 개인용 매크로 통합 문서 위치
  • 개인용 매크로 통합 문서는 기본적으로 숨겨져 있지만, 파일 경로는 다음과 같아:
    • Windows: C:\Users\사용자이름\AppData\Roaming\Microsoft\Excel\XLSTART\
    • Mac: ~/Library/Application Support/Microsoft/Office/Excel/

 

 

이렇게 세팅을 한 후 엑셀에서 자주 반복적으로 실행하는 기능이 있다면 매크로로 만들어 놓는다면 모든 엑셀 파일에서 해당 기능을 빠르게 실행 할 수 있게 됩니다.

 

이렇게 설정이 완료 되시면 다음 포스팅에서 엑셀 사용자가 가장 많이 사용하는 기능을 단축키로 지정하여 업무 효율을 높히는 방법을 소개 하도록 할게요.